Relevant du directeur des ventes et travaillant en étroite collaboration avec la coordonnatrice des opérations, l’adjoint-e administratif-ve assure un soutien aux ventes et aux opérations dans l’organisation de tous les éléments liés aux demandes et projets clients.
Sans s’y limiter, ses principales tâches incluent :
- Assurer un service client proactif : confirmer les commandes, expédier les pièces, et maintenir des suivis réguliers sur l’évolution des demandes et projets;
- Saisir les commandes et gérer les expéditions locales/internationales et le suivi avec les transporteurs;
- Préparer la documentation pour la production et l’ingénierie;
- Monter, fermer et classer les cartables de projet et les dossiers de conformité de fabrication;
- Envoyer du matériel promotionnel et la documentation demandée aux clients, ingénieurs et architectes;
- Numériser, archiver et transmettre les certificats de conformité et autres documents techniques;
- Préparer et envoyer les rapports d’entretien et de mise en service des systèmes;
- Respecter les politiques internes et les normes du système qualité.
Ce que vous amènerez à l’équipe:
- DEP en secrétariat ou bureautique ou DES et expérience pertinente équivalente;
- 3 années d’expérience dans des fonctions similaires;
- Bilinguisme parlé et écrit* et très bonnes aptitudes à la rédaction dans les 2 langues;
- Maîtrise de la Suite Office incluant Excel;
- Excellentes habiletés pour le service à la clientèle, la communication et le travail d’équipe;
- Faire preuve d’une attitude professionnelle, empreinte d’éthique, de diplomatie et d’entregent;
- Esprit d’analyse, de synthèse, sens de l’organisation et rigueur dans l’exécution du travail;
- Expérience avec un ERP, un CRM ou un portail d’expédition sont des atouts.
Pourquoi se joindre à nous:
- FireFlex valorise, respecte et mise sur les différences et les compétences de ses employés provenant de tous les horizons. Nous considérerons toutes les candidatures qualifiées.
- Salaire compétitif basé sur les compétences et l’expérience.
- Horaire de jour de 37.5 heures/semaine, avec 1 vendredi après-midi de congé sur 2.
- 3 semaines de vacances à partir du 1er mai suivant 1 an de service, 12 jours fériés et congés payés, ainsi que 5 journées personnelles payées par année.
- Programme d’assurances collectives payé en partie par l’employeur, en vigueur dès l’embauche, incluant la clinique virtuelle Dialogue.
- REER collectif avec participation de l’employeur (4%) en vigueur après 3 mois de service continu.
- Formation complémentaire selon les besoins.
- Programme de reconnaissance des années de service.
* La maîtrise de l’anglais parlé et écrit est requise, car le titulaire de ce poste sera en contact régulier avec nos bureaux des autres provinces canadiennes ou sera en contact avec les clients hors-Québec.